[말레이시아] 5.법인의 회계자료 파일링 방법(Accounting Filing)

과거 다른 블로그에 포스팅했던 자료들을 옮기는 중입니다.

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본 자료는 개인이 2016년 말레이시아에서 인턴으로 근무하던 시기에 작성한 자료로 현재 2021년에는 다른 점들이 있습니다. 제가 아는 선에서 달라진 부분에 대해서는 별도의 표시를 해두도록 하겠습니다. 

단지 개인이나 단체/법인이 말레이시아에 JV내지는 지사 설립을 위한 과정에서 기본적인 지식정도는 알아두고 가시는게 좋을 것 같아 해당 포스팅을 하며, 해당 포스팅은 참고만 하시고 반드시 Company Secretary 의 상담을 받으셔야합니다.

 

본 자료는 시기가 지난 정보임을 다시 한번 더 강조합니다.

 

 

법인 회계 자료 파일링 방법(Account Filing)

회계 자료 파일이란

법인은 회계를 하기 위해서 수입 및 지출에 대한 모든 자료를 파일링하여 모아둘 필요가 있습니다. 이는 회계를 하는데 있어 소요시간과 비용을 줄이기 때문에 적극 추천하는 바입니다.

1.    Sales Invoice

Sales Invoice의 경우 두 가지로 나눌 수 있습니다.

Sales Invoice	설명
GST Tax Invoice	GST 신고용으로써 따로 보관할 필요가 있음 * 현재는 GST제도는 폐지되고 VAT로 바뀌었습니다. 기본적으로 두 제도에서 요율 6%로 동일합니다 .
Invoice	일반 Invoice

 이 자료들을 두 종류로 나누어 날짜 별로 정리하시는 것을 추천합니다.

2.    Receipts

계정별로 각각의 영수증을 주별로 정리하고 다시 월별로 정리하는 것을 추천합니다.

Ex. 주유대, 식대, 주차비, 임대료, 공과금, 접대비, Payment Voucher, Cash Voucher 등

비용

 비용은 사업을 진행하는데 있어서 상당히 중요한 부분을 차지합니다. 특히 말레이시아에서는 사업을 진행하면서 은행수표를 사용하는 경우가 많은데 다음의 내용이 상당히 중요합니다. (수표로 사업을 진행한다는 것은 거래처가 계좌가 있는 경우만 가능합니다.)

은행수표 사용법

1.    철자/숫자를 정확하고 바르게 쓸 것 (이상이 있을 경우 수표 거부를 당하며 3번 이상 거부를 당할 경우 계좌가 닫히게 됨) CASE 1. RM 10,000은 영어로 다음과 같이 표기 = TEN THOUSANDS ONLY -      숫자를 영어로 풀어서 쓸 때는 대문자를 쓰는 것을 권장 -      뒤쪽에 ONLY(정)을 붙이는 것을 권장 CASE 2. RM 10,000을 숫자로 쓰는 경우 -        RM 10,000 이후 RM 10,000.≠ 또는 RM 10,000.XXXX  와 같이 금액이 끝나는 부분에 금액을 적는 끝냈다는 표시 CASE 3. 금액에 소수점 이하 센트 부분이 있는 경우 -      Ex. RM 159.65 = ONE HUNDRED FIFTY & CENTS SIXTY FIVE 2.    수표 서명을 통일하고 항상 숙지할 것 처음 등록한 서명과 다를 경우 수표 거부를 당함

 

이후 비용을 지불함에 있어서 회계를 할 때 다음과 같이 구별할 필요성이 있습니다.

-      현금거래처

-      수표거래처

3.    무역업 : 수출/수입 관련 서류

한국과 달리 말레이시아에서는 포워딩 업체에 의뢰하여 관세사 업무와 관세와 관련한 Customs tax 영수증을 발행합니다.

4.    외식업 : POS 기록/장부 기록

일별로 매출량을 기록한 것을 작성하고, 월별로 기록하고, 마지막으로 연간으로 작성하게 됩니다.

5.    카드 매출 전표 혹은 카드 내역서

주별, 월별로 항상 기록 혹은 파일링이 필요합니다.

6.    직원에 대한 지출

-      3대 보험

말레이시아에서 직원을 고용할 시에는 3대 보험을 들어야 합니다.

보험	설명
EPF	기관 이름	KWSP	국민연금
	기준	월 RM 3,800을 기준 *회사에서 내야할 부분과 개인이 내야할 부분에 대해서 회사가 합산하여 원천징수 *마감일은 보통 월 15일
SOCSO	기관 이름	PERKESO	산재보험
	기준	요율표의 기준을 따라감 *마감일은 보통 월 15일
PCB	기관 이름	KETUA PENGARAH HASIL DALAM NEGERI	소득세
	기준	월 RM 3,800을 기준으로 하여, 결혼유무, 부양 가족수에 따라 세무서, 국세청 등에서 정해놓은 요율표를 따라가게 됨 *개인의 소득에서 원천징수

 

 특히 EPF와 SOCSO는 직원들의 복지와 직결되는 문제이기 때문에 한 달을 일하는 파트타임 직원이든 하루를 일하는 직원이든 직원 별로 가입을 해야 합니다. 특히 이러한 가입 의무를 이행하지 않는 경우 노동자가 정부기관에 신고를 할 여지가 있습니다.

 PCB의 경우 원천징수를 하게 되는데 만약 신고 시기가 늦어진 경우 급여를 합산하여 한번에 신고가 가능합니다.

-      직원 급여 지급 내역서 + IC 복사본 + 고용계약서(Letter of Offer)

직원 급여 지급 내역서는 다음과 같은 내용을 포함해야 합니다.

직원 급여 지금 내역서 내용

-      직원명 -      IC번호(한국의 주민등록번호 같은 역할) 혹은 여권번호 -      급여금액 -      서명

IC 복사본의 경우 모든 직원에 한해 있어야 합니다. 외국인의 경우 Passport 사본이 필요합니다. (만약 해당 법인에 처음 근무를 하게 된 사람의 경우 IC card의 복사본을 받아야하며 필수 서류로 꼽을 수 있음)

고용 계약서의 경우 다음과 같은 내용을 포함해야 합니다.

고용 계약서 내용

-       급여 -       근무시작일 -       수습기간 -       휴가일수 -       의료비 지원범위 -       해고통보기준 -       기타 사항 등 고용의 조건에 대한 명시적 사항에 대해 다룸

 

7.    사무실, 공장, 사업장 입대계약서 사본

법인 명의로 계약할 시, 집이나 사무실을 비용으로 인정이 가능합니다.

Cf 만약 개인명의로 계약을 했을 시에는 관련된 공문을 작성하여 회사 용도로 계약을 했다는 것을 정상 참작할 사유를 들어 증명을 가능하다면 회사의 비용으로 처리 가능합니다.

Cf 고용한 직원들의 숙소(호스텔)의 경우 비용으로 인정이 가능하며 계약서의 사본이 있어야 하며 호스텔에 대해 발생하는 기타 공과금까지 비용으로 처리가 가능합니다.

8.    차량 구입 매매 계약서(HP Agreement ; Hire & Purchase)

차량 구입의 경우 매매 계약서를 작성하게 되는데 이를 HP agreement라고 합니다. 만약 할부의 경우 HP Agreement Installation이라는 차량 할부 계약서를 작성하는데 이 서류들과 차량 등록증, 보험 관련 서류들을 보관해두셔야 합니다.

 

말레이시아 Road tax와 관련된 Road Tax Sticker

 모든 자동차의 경우 자동차세(Road Tax)가 발생하게 되는데 이는 1년에 한번씩 갱신을 하게 됩니다.

Cf. 말레이시아 보험과 관련된 참고 사항

 말레이시아에서는 한국과는 다르게 책임보험과 대물/대손보험이 함께 묶여 판매가 됩니다. 이 보험을 가입했다는 것을 보여주는 보험증이 있어야 관청에서 Road Tax를 매기며 이 과정을 거친 후 Road Tax Sticker가 발급됩니다. (대부분의 경우에 Road Tax는 보험딜러가 같이 처리해주는 경우가 많습니다)

①책임보험	②대물보험
	③대손보험
	④대인보험

 보험의 경우 대게 다음과 같이 구성됩니다.

 

 

 

한국에서는 모두 따로 옵션 적용이 되지만 말레이시아에서는 패키지 적용이 된다는 점을 잊지 마시길 바랍니다. 한가지 유의하실 점은 대인보험의 경우 RM30,000까지의 한도에서 보장이 됩니다.

 

 

9.    수표를 이용한 경우 수표 왼쪽의 수표책(cheque butt)의 기록

수표를 이용한 경우 수표 왼쪽 부분의 절취선을 자르고 난 후 남는 수표책(cheque butt) 부분의 지출 내역에 대해서 추후에 따로 정리를 해두셔야 합니다.

10.  제조업 : 공장 혹은 기타 부수적인 부분들에 대한 재고리스트

제조업의 경우 공장이나 기타 부수적인 부분( ex. 창고에 남은 재고 등)에 대한 재고리스트를 한달 단위와 일년 단위로 작성을 해두셔야 합니다.

11.  무역업 : 수입, 수출, 관세 등에 관한 영수증 및 Commercial invoice list

무역업의 경우 수입, 수출, 관세 등에 관련된 영수증과, 상거래에 대한 송장(Commercial Invoice)에 대한 목록들[Commercial Invoice List]을 정리해두셔야 합니다.

12.  건설업 : LOA(Letter Of Award)에 대한 사본 + 기성내역서 사본

건설업의 경우 프로젝트에 대한 계약서와 기성내역서의 사본을 가지고 있어야 합니다. 각종 수주에 대한 사본을 가지고 있어야 하는 이유는 다음과 같습니다. 프로젝트에 대한 자금의 선급금과 기성내역, 중도금 지급에 대한 내역 등 각종 자금의 흐름이 계약서와 기성내역서에 기장되므로 이러한 부분에 대한 사본은 꼭 정리를 해두셔야 합니다.

회계 자료 파일링 이후

법인에서는 회계자료를 파일로 만들어 회계사 사무실로 제출하시면 회계사 측에선 회계 기장에 대한 절차를 진행하게 됩니다.

1.    자료를 회계사 측에 전달

회계 자료를 회계사 측에 전달하시면 회계사 사무실에서는 받은 자료에 대한 목록을 작성하여 공문으로 해당 법인 측에 받은 자료에 대한 목록을 보냅니다. 이후 어떤 서류를 주고 받았는가에 대해 해당 법인과 회계사 양 측이 서명을 하게 되며 이 서류에는 서명과 서류를 주고 받고 이를 확인한 일자가 명시됩니다.

Cf) 이는 분쟁의 소지를 줄이기 위함입니다.

2.    회계 프로그램에 자료를 입력

회계 자료를 회계사 사무실에서 UBS, MYOB 등에 입력하여 GL(General Ledger ; 분개표)를 작성하게 됩니다. 이 분개표에는 가장 기본적으로 거래처이름/일시/거래금액이 표기됩니다.

분개 항목은 다음과 같습니다.

 

분개 항목

1.    가구 및 인테리어 항목 2.    각종 장비 3.    사무실 집기 및 소프트웨어 라이선스 4.    각종 영업활동을 위한 자재 5.    행정처리를 위한 각종 라이선스 비용 6.    보험료 7.    운송비 8.    조사비 9.    회계처리비(회계사비) 10.  법률처리비(변호사비) 11.  법무사처리비 12.  은행수수료 13.  보수 및 수리비 14.  급여(인건비) 15.  복리후생비 16.  렌트비(임대료) 17.  출장비용 18.  차량 리스, 렌탈, 할부

3.    대차대조표(Balance Sheet ; B/S)작성

회계 자료에 대해서 자산과 채무, 자본에 대한 정보를 제공하게 됩니다.

4.    손익계산서(Income Statement)

 수입과 지출에 대한 정보를 하나의 표로 만들어 표현하게 됩니다.

5.    회계감사(Auditing)

Auditor는 각종 회계 기장보고서(Management Account)와 원본자료를 가지고 오류를 검토하게 되며 각종 부분에 대한 판단과 검토를 하게 되며 약 1주일정도의 기간을 가지고 회계감사가 진행됩니다. 이후 가결산한 정보를 결산서명서류와 함께 법인으로 보내 법인과 회계사 양측에서 문제가 없음을 서로 확인한 후 Auditor는 Audit Report에 서명을 하게 됩니다.

6.    회계연도에 맞추어 Audit Report와 주주총회 결의안을 세무서와 등기소에 제출

각 법인들은 밥인의 회계연도에 맞추어 Audit Report와 주주총회 결의안을 세무서와 등기소(SSM)에 제출합니다. 일반적으로 제출 기간은 1개월의 유예기간이 있지만 만약 이 기간을 넘어서게 된다면 다음과 같은 일들이 진행됩니다.

 

관청	관청에서의 조치	법인에서의 조치 가능성
세무서	벌금+늦어지는 기간에 대한 과징금	정상 참작 사유 여지 없음
등기소	벌금	정상 참작 사유 존재시 벌금을 낮출 수 있는 여지 있음